Qué pedir a tu proveedor de RPA antes de firmar

El mercado de automatización robótica de procesos (RPA) mueve miles de millones al año y no faltan proveedores dispuestos a prometerte que "todo se puede automatizar en dos semanas". La realidad es más matizada. Antes de firmar, hay preguntas que separan a los proveedores serios de los que te van a dar problemas a los 6 meses.

Estas son las 8 preguntas que recomendamos hacer — las mismas que nuestros clientes nos hacen a nosotros, y que respondemos con gusto.

1. ¿Cuál es el time-to-value real?

Desconfía de promesas de implementación en "2 días" o "1 semana" para procesos complejos. Un piloto funcional para un proceso de complejidad media toma entre 2 y 4 semanas si se hace bien: entender el proceso, diseñar la automatización, desarrollar, probar con datos reales y ajustar.

Lo que deberías escuchar: "Empezamos con un piloto acotado de 2-4 semanas. Si el resultado os convence, escalamos." Lo que debería preocuparte: "Lo tenemos listo el viernes."

2. ¿Quién es dueño de los flujos automatizados?

Esta es la pregunta que más dolor de cabeza evita. Si el proveedor construye tus automatizaciones en su plataforma propietaria y no puedes exportarlas, estás atrapado. Si quieres cambiar de proveedor — o simplemente quieres que tu equipo interno mantenga los flujos — necesitas saber:

• ¿Los flujos son código abierto o propietario?
• ¿Puedo exportar las configuraciones?
• ¿Necesito la licencia del proveedor para ejecutar los flujos?

Nuestro enfoque de implementación deja siempre el código y la documentación en manos del cliente. Si mañana decides prescindir de nosotros, tus automatizaciones siguen funcionando.

3. ¿Cómo se manejan las excepciones?

Un bot que falla en silencio es peor que un proceso manual. Mucho peor. Al menos el proceso manual tiene a una persona que detecta cuando algo no cuadra. Un bot puede procesar 500 registros mal en 3 minutos sin que nadie se entere.

Exige:

• Alertas inmediatas cuando un flujo falla o encuentra un caso no previsto
• Fallback humano claro: ¿qué pasa con el caso que el bot no puede resolver?
• Logs de auditoría completos: qué proceso, cuándo, con qué resultado

4. ¿Qué pasa cuando cambia el sistema origen?

Las APIs se actualizan. Los proveedores de software rediseñan sus interfaces. Los campos de un formulario cambian de nombre. Si tu automatización depende de una integración frágil, cada actualización del sistema origen la rompe.

Pregunta: ¿el mantenimiento está incluido en el contrato? ¿Cuántas horas de mantenimiento al año? ¿Cuál es el coste por hora adicional? Las automatizaciones no son "configúralo y olvídalo" — necesitan mantenimiento como cualquier software.

5. ¿Cuál es el modelo de pricing a 12 meses?

Los modelos de pricing en RPA pueden ser confusos: por bot, por ejecución, por usuario, por minuto de procesamiento. Pide un desglose claro a 12 meses con tu volumen actual y con un escenario de crecimiento del 50%.

Presta atención a:

• Costes de escalado: ¿cómo cambia el precio si duplicas volumen?
• Costes ocultos: ¿hay fees por soporte, por integraciones adicionales, por actualizaciones?
• Compromiso mínimo: ¿puedes cancelar si no funciona? ¿Con qué penalización?

6. ¿Tienen casos de éxito en mi industria?

No basta con una página de logos. Pide:

• Métricas concretas: horas ahorradas, errores reducidos, ROI medido
• Contacto directo con un cliente de referencia en un sector similar al tuyo
• El contexto del proyecto: ¿cuánto tardaron? ¿Qué dificultades encontraron?

Si un proveedor no puede darte un caso verificable en tu industria, no es necesariamente un descarte — pero sí exige más cautela y un piloto más riguroso.

7. ¿Cómo se integra con mi stack actual?

La automatización conecta sistemas existentes. La calidad de esa conexión importa más que las funcionalidades del bot en sí. Pregunta:

• ¿Usan APIs nativas de mis herramientas o conectores genéricos?
• ¿Necesito cambiar algún sistema para que funcione la integración?
• ¿Qué pasa si mi proveedor de CRM/ERP actualiza su API?

Una evaluación técnica previa de tu stack es imprescindible antes de cualquier cotización seria.

8. ¿Qué SLA ofrecen?

Un acuerdo de nivel de servicio (SLA) debería cubrir como mínimo:

• Disponibilidad garantizada: ¿99.5%? ¿99.9%? ¿Qué pasa cuando se incumple?
• Tiempo de respuesta ante incidencias: ¿4 horas? ¿24 horas? ¿Depende de la severidad?
• Penalizaciones: si el SLA se incumple, ¿hay compensación o es solo una promesa?

Señales de que estás ante un buen proveedor

Más allá de las respuestas a estas preguntas, hay señales que distinguen a los proveedores serios:

• Te pregunta antes de cotizar. Un buen proveedor quiere entender tu operación antes de darte un número.
• Propone un piloto acotado. Desconfía de quien quiere vender el proyecto completo desde el día uno.
• Documenta el ROI esperado antes de empezar. Si no pueden estimar cuánto vas a ahorrar, ¿cómo vas a medir si funcionó?
• No promete "100% de automatización". Siempre hay excepciones, siempre hay supervisión humana necesaria. Un proveedor honesto lo dice.

Empieza por las preguntas correctas

Contratar automatización es una decisión de infraestructura. Lo que implementes hoy va a estar funcionando (o fallando) dentro de 2 años. Dedicar tiempo a hacer las preguntas correctas antes de firmar te ahorrará mucho más que cualquier bot.

Si quieres ver cómo respondemos nosotros a estas mismas preguntas, consulta nuestro servicio de automatizaciones o solicita una conversación directa sin compromiso.